黑龙江省延寿县档案局黑龙江哈尔滨150700
摘要：本文分析了知识管理与数字档案之间的关系，提出基于知识管理的数字档案是档案有效应对未来挑战的必然选择，并探讨知识管理在数字档案中的主要应用。基于知识管理的数字档案功能与特点。
关键词：知识管理；数字档案馆；应用
引言
知识管理是知识经济时代的全新管理理念和管理模式。近年来，它一直受到管理学、经济学、图书情报界的高度重视。虽然它的理论还不够成熟和完善，但这并不影响其在实践中的应用。许多知名国际公司的实践充分证明，知识管理的效果非常惊人。因此，积极吸收知识管理的研究成果，借鉴企业知识管理的成功经验，提高管理水平和服务效能，是知识经济时代数字档案的必然选择。它是实现其生存和发展的又一次超越，也是划时代的意义。那么，知识管理的概念如何引发数字档案的建设呢？数字档案如何参与知识管理？本文打算就此进行一些初步讨论。
1数字档案馆知识管理的必要性
1.1数字档案馆是一项知识创新工程
知识创新是一切创新的源泉，是促进知识经济和社会可持续发展的基础和引擎，是提高一个国家综合国力和国际竞争力的支柱和后盾，也是知识经济时代竞争的焦点。知识创新的目的是追求新发现、探索新规律、创立新学说、创造新方法、积累新知识。数字档案馆也是创新工程，它将改变以往信息存储、加工、管理、使用的传统方式，借助网络环境和高性能计算机等实现信息资源的有效利用和共享。它的建设不仅将使我国拥有在知识经济中参与国际竞争的坚实文化保障系统，而且为21世纪技术创新体系的建立提供了充足的信息流通环境，使我国在本世纪各国综合国力的竞争中抢占先机，掌握发展的主动权，实现跨越式发展。作为一项知识创新工程，数字档案馆建设呼唤知识管理。
1.2数字档案馆是一种知识型组织
知识组织是指将知识因素与知识对象联系起来，使人们能够认识和理解知识。知识型组织具有三个基本特征：一是知识成为组织中的核心资源，在各种资源中占据主导地位；其次，知识或智力资本成为组织创造价值的核心资产；第三，知识管理成为管理重点。我们经常说：“建筑是档案和文件的储存和交付中心”，但这只能说明传统档案是信息和知识密集型组织。数字档案本质上是一个面向用户的联网数字资源系统。它不再为用户提供零散和混乱的信息或组织，而是为用户提供系统和有序的知识或知识系统。工作重点也从原来的文档存储转向了更深层次的知识服务。因此，数字档案本质上是一个知识型组织。这种知识型组织要求我们采用知识管理模式来促进自身发展。
1.3知识管理是档案馆发展的必然选择
20世纪末，知识管理开始吸引越来越多的人关注并应用于各行各业。数字档案知识管理研究从信息资源的收集、处理、传播、开发和利用，到知识资源的获取、组织、创新、开发和利用的需求，适应了档案的需要，因为知识管理是用来改进档案工作的。知识管理是数字档案管理的首选模式。然而，数字档案知识管理与传统档案知识管理存在差异。这体现在数字档案中的知识管理是一种基于网络环境的开放式管理风格。传统档案馆的知识管理往往局限于博物馆，传统档案的知识管理往往以传统的服务方式满足用户的信息需求，而数字档案的知识管理则强调利用创新知识服务来促进用户分享或开发信息或知识应用；传统的档案知识管理只关注人力资源管理，而数字档案知识管理则重视智力资本的管理。
2知识管理在数字档案馆中的应用
2.1数字档案馆的建设方向是知识管理型
数字档案的建设方向是知识管理。它是指以知识管理为中心的数字档案建设，它不同于以信息管理为核心的现有数字档案。知识管理数字档案馆主要由三部分组成：一是知识本身管理：主要是数字档案所拥有的知识资源管理，包括显性知识管理，隐性知识管理，显性互动管理和隐性知识。数字档案的显性知识管理主要基于管理从他们拥有的收集文件中获得的知识资源。隐性知识管理主要针对经验知识所有者（包括行业专家，重要人物，档案管理人员等）。思想中知识共享的管理，显性知识与隐性知识之间相互作用的管理主要是明确的管理隐性知识，表现为利用相关知识进行创新管理。其次是管理知识的基本过程：主要是档案工作者利用自己独特的专业知识管理数字档案中的基本知识过程，包括知识的产生、积累、分类和组织，以及先进的技术和管理工具。组织、挖掘、开发、服务、共享、沟通、创新和评估管理。知识生成和知识积累是实施知识管理的前提条件，知识的分类、组织、挖掘和发展为知识服务，共享、沟通和创新奠定了基础。三是管理知识相关要素：主要是知识组织、设施、技术、人员、系统和环境的管理。一般包括建立“知识型高管”组织体系，配备必要的知识管理设施，引入相关知识管理技术，实行“以人为本”的人力资源管理，促进“学习型”知识环境管理。
2.2在数字档案馆建设项目管理中实施知识管理
就数字档案建设项目而言，项目开发过程中成员之间的经验交流和知识共享尤为重要。因此，有必要对数字档案的整个建设过程进行知识管理。知识管理在这个意义上也是数字档案建设中不可忽视的内容。这需要从两个层面进行：一是项目成员的个人层面：在数字档案工程建设过程中，需要制定有效的激励措施。鼓励成员分享他们对项目建设有贡献的个人专业知识和经验，并汇总散布在每个成员头脑中的知识，形成可解决项目建设问题的知识。二是组织的整体行为层面：数字档案工程小组需要建立科学实用的工作流程，建立知识库，培训档案馆和案例库，建立知识交流社区，引导成员进行学习和交流，信任的工作。环境促进了知识共享的氛围，以便在整个项目建设过程中有效探索知识，促进知识传播，促进知识交流创新。
3基于知识管理的数字档案馆的功能
它是传统档案的管理功能：基于知识管理的数字档案必须具备传统档案的基本功能，包括文件收集、整理、存储、编目、利用、统计等传统档案管理过程的控制。二是信息管理功能：基于办公自动化和档案管理信息化，文件信息的接收与收集，文件数字化，分类与处理，存储与保管，发布与传输，检索与利用，安全与保护，系统管理和维护功能。三是知识管理功能：基于知识管理的数字档案最大的特点在于数字档案的知识管理功能。首先，根据一定的知识表示方法，建立各种知识库，集中档案专业化领域的知识和档案相关外部环境的相关知识，更重要的是在此基础上建立以知识生产加工技术为基础的知识管理系统，以知识搜索和知识地图为核心的知识管理工具，建立以知识库为中心的知识管理系统。四是知识服务功能：与基于信息管理的数字档案不同，基于知识管理概念的数字档案应从提供档案和档案信息转变为提供直接满足用户需求的知识单元。因此，开展知识服务是基于知识管理的档案功能的另一个主要特征。更重要的是，它为用户提供了一种个性化的知识服务，并通过一体化处理形成了一定的知识内容，加速了档案知识的外化。促进知识共享和创新的过程。
结语
综上所述，数字档案是档案组织的发展趋势。知识管理是档案管理概念的发展方向。将这两者有机地结合起来，建立基于知识管理的数字档案是档案行业有效应对未来挑战的必然选择。知识管理在数字档案中的应用，使数字档案在传统数字档案基础上的信息管理具有不同的功能和特点。由于篇幅有限，本文仅介绍数字档案中知识管理应用的一些基本问题。其他相关问题，如基于知识管理的数字档案的建设战略和建设模式，将在另一篇文章中讨论。
参考文献：
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