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摘要：文档是现代办公室工作中基础性的组成部分，其涉及到各种文档、文献、报表、记录等资料，是办公室在工作与管理过程中产生的、能够起到信息记录、传递和保存等功能的文本资料。随着我国社会相关制度的不断完善，以及办公室管理与工作水平的不断提升，以往的文档管理工作弊端也逐渐浮现出来。本文就办公室的公文管理与保密有关内容进行探讨，以供参考。
关键词：企业办公室；公文管理；保密问题
1公文管理中的问题
1.1分工不清，工作效率低
公文运行办理过程中，基本属于多种渠道运行类型，既要承办外来公文，又要起草发布新公文。工作开展中如果职责不分明的话，就很容易出现工作效率低等问题。在公文运转期间，如果环节比较复杂，就很难确定工作责任人，工作质量难以得到保障，从而直接影响工作效率。此外，部分文员在操作过程中急于定稿，容易将稿子堆积存放，出现文件丢失的现象。所以公文在实际的运转过程中需要由专门的人进行负责管理，避免造成重大失误问题。
1.2缺少公文保密意识
出现公文管理与保密有关的问题，通常都是由于文档管理人员与办公室其他工作人员缺少文档保密意识而造成的。部分工作人员对于文档的管理、登记与保密重要性缺少正确的认知，未将文档保密工作与办公室利益及自身利益有效结合起来，认识不到文档的丢失与泄密会给办公室带来巨大损失，这就限制了公文保密工作开展的有效性。另外，许多办公室都存在人情问题，将能否顺利查阅公文与信任、人情、关系、工作甚至事业相互挂钩，认为文档管理人员拒绝自己不正当的公文查阅或浏览要求，就是“不给面子”，就是“信不过自己”，就容易引起办公室的争端。同时，在人情的影响下，文档管理人员常常会在上级领导的要求下向领导提供公文信息，并且不予登记，这就进一步威胁到了公文的安全。
1.3缺乏保障制度
如果办公室公文管理人员对公文管理认识力度不够，便很难形成完整概念，也无法使用完整体系进行管理。他们一般会认为整理和管理材料是一些琐事，在进行公文材料管理时，会将工作开展坚守的原则抛之脑外，根据积累的经验开展工作，这样容易导致有法不依、有章不循以及我行我素的不良工作作风的出现。当前企业公文管理没有明确的制度，导致公文管理工作开展缺乏规范性，漏洞百出。
2如何做好公文管理工作
2.1重视档案管理人才的培养
近几年来，各行业竞争激烈，企业单位看到了人才的重要性，并制定相应的人力资源管理计划，重视对人才的培养。档案管理部门也应当借鉴单位的先进管理经验，招揽精通大数据技术的人才，设置综合性的学习科目，并投入大量的资金，完善考核与培训计划，促进档案管理机构软实力的提升。
2.2完善制度
做好公文管理和保密工作，规范制度是企业管理的有效手段之一，而这些工作的开展是建立在严格的公文制度之上，程序要得到规范化，应该做到有章可循，有法可依，这样才能有保障。具体要做到以下几点：第一，严格借阅规范。建立文件借阅手续，明确借阅人，借阅时间及归还时间，从根本上做到谁借阅谁归还。第二，严格存放制度。企业办公室每天都会接收大量的文件资料，应该对这些资料进行分类管理，密级文件和一般公文分别放置在合理的位置上，存放规范。第三，建立传阅手续。基于传阅制度基础上建立跟踪卡，绝密级文件应该当天阅读当天归还。如果传阅人因为繁忙没有完成查阅，当天也应将其收回，等传阅人有时间再将其送去。如果是企业业务性的文件，应该按照主办到协办、正职到副职的顺序进行阅读。企业外传的文件，对应专门的传阅流程，并做好相关办理手续。
2.3做好文件归档、清退工作，保障文件不遗失
建立健全文件归档制度，制定文件归档、档案保管、保密等管理工作制度，落实文件归档责任制。严格履行交接手续，归档的文件按统一材料标准、统一格式规范制成，符合档案保管要求，认真填写收进移出登记簿，做到归档文件完整、准确、及时，归档案率达100％。文件需要销毁时，尤其是涉密文件，应对其进行清点，清点无误后再进行销毁。一般销毁公文是指将需要销毁的公文送至指定销毁场所进行处理。在文件的销毁过程中，包装、拉运、销毁等各个环节都必须指派专人负责监督检查，不得随意将涉密文件、资料送到非指定地点销毁，更不允许随意将密级文件、资料出售给任何个人和废品收购站，以杜绝文件销毁环节的泄密事件发生。
2.4文件保密工作需做到位
第一，文档管理人员需要提升自己的公文保密意识，从公文的保存、归档、等级、调取、查阅等全部环节，严格执行相关制度，切实保证公文安全。第二，办公室全体人员都应当树立公文保密意识，具备警惕心理，在接触公文的时候，要约束自己的行为，在内心敲响警钟，做到不该自己了解的不去了解，不该自己传播的不去传播，在公文借阅的过程中要切实保障公文安全，避免泄密的可能性。从制度的角度来看，还需要对不按正规程序借阅公文的工作人员或允许无关人士查阅公文的文档管理人员进行严肃处理，可以从经济层面加以惩处，提高办公室全体工作人员对于公文保密的警惕意识。
2.5建立大数据平台，实现资源的共享
在大数据时代下，档案管理也应当顺应时代发展要求。建立起大数据平台，实现资源的传递与共享，减轻管理人员的工作负担，并能够确保档案传输的安全性与快捷性，而且有效避免档案外借造成的折损问题。最大限度扩大搜索范围，以确保档案管理的全面性。档案管理人员想要查找资料，只需在搜索引擎中输入关键词即可。有效解决查档与归档难等问题。通过大数据平台的建立，可有效降低资源丧失的风险，这对于提高档案管理水平具有十分重要的意义。
3结语
总之，办公室文档管理与保密工作，是办公室能够及时传递信息，传达命名、高效办公的基础，只有对文件进行高效的管理，才会有高效的办公。做好文件管理，需要严格要求有关人员，不断提高有关人员，才能把文件管理越做越好。
参考文献：
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[2]王菊红.论办公室文档管理中的公文管理与保密工作[J].大科技，2012（20）：45-46.
[3]周小芳.办公自动化环境下电子文件保密管理[J].环球市场信息导报：理论，2014（4）：103.
作者简介：
吕春红（1988.1.8），男，新疆伊宁市人，助理工程师，单位：国网新疆电力有限公司伊犁供电公司，研究方向：保密管理，公文撰写及审核。