枣庄高新区人才服务中心山东枣庄277000
摘要：信息化快速发展对世界各国各个领域都造成了巨大的冲击，同时也创造了很多机会，事业单位作为默守陈规的一个领域，进行如此大程度的改变实际上是有一定的难度的。尽管如此，也不能停止前进的脚步，因为传统人事档案管理方式的弊端在当今社会下显露无疑，肯定是不能再沿用下去的，信息化管理是一个必然的发展趋势，要积极面对。基于此，本文就事业单位人事档案的信息化管理进行了详细的分析。
关键词：事业单位；人事档案；信息化管理
人事档案是我国人事管理制度的一项重要特色，做好人事档案管理是事业单位人事管理的重要工作。人事档案是档案大家庭中的重要分支和重要一员，其作用和功能不同于一般的档案信息资源。人事档案收存员工的履历、自传、鉴定考核、政治历史、入党入团、奖励、处分、任免、工资等方面的有关文件材料，是员工个人信息的储存库，能记录员工个人成长、思想发展的历史，展现员工家庭情况、学历情况、专业情况等各个方面的内容，是个人身份、学历、资历等方面的证据，与员工工资待遇、社会劳动保障、组织关系各方面紧密挂钩，具有正式的法律效用，是记载员工人生轨迹的重要依据。
一、人事档案管理信息化建设的意义
1、有利于提高档案管理工作效率。
事业单位的工作非常复杂，相应档案管理也很复杂，仅依靠传统的人工管理很难达到相应管理效果。因此，为了提高事业单位档案管理工作的效率，必须进行人事档案信息化建设，相关档案管理人员必须具备一定的信息技术，在日常工作中充分利用各种先进的档案管理系统和技术，提高档案管理效率，促进人事档案管理深入实施。
2、有利于保存人事档案的完整性。
在传统的事业单位人事档案管理中，纸质档案跟不上时代发展，存在很多问题。例如，由于储存条件差，导致纸质文件氧化、霉化、昆虫噬咬等，导致大量信息损坏，不利于准确找到相关信息，浪费很多的时间和人力，但人事档案信息化建设可以有效解决这些问题。根据搜索内容，可以快速、清晰地找到所需文件。事业单位实施人事档案管理信息建设，有利于保存档案文件的完整性；大量文件信息资源可以存储在网络存储空间，简单方便。
3、有利于开发和利用人事档案信息
只有保证人员档案质量和存储质量，才能促进人员管理的全面发展。因此，优化现有人事档案管理模式，不断引入计算机信息技术，实现人事档案信息化，有利于多层次、全方位实现对人事档案信息开发和利用，适应当前社会对档案工作的高要求。
4、有利于查询和阅览人事档案信息。
事业单位人事档案管理信息化建设的最终目标是提高人事档案管理的效率和质量，实现数字现代化。在实际操作过程中，工作人员使用信息技术能够有效收集和处理所有人员的信息和纸质文件信息，将信息从纸质文件转换为电子文件格式，实现存储信息数字化，使人们在查询和阅读人事档案时，更加方便、准确、有效，从而更好地发挥人事档案的应用价值。
二、事业单位人事档案的信息化管理措施
1、建立统一的规范的档案信息化管理机制。
要想保证人事档案信息化管理工作的顺利开展，就需要建立一个统一的规范的人事档案管理信息化机制，对管理人员的行为进行规范。首先需要根据信息化管理需求制定各个工作环节的工作流程和规章制度，确保每个工作人员都能够按照操作规范来进行操作，以免出现不规范操作，影响人事档案管理工作的正常进行。其次需要建立档案管理工作责任制，将人事档案信息管理工作分配到每个科室和每个人的受中，确保每个管理人员都能够对自己的工作任务、工作范围、工作内容以及工作标准进行了解，及时的上报各种人事档案信息资料，不断提高档案管理人员的信息化工作水平和效率，充分发挥档案信息化管理的功能。
2、引进现代化管理设备。
现代化的智能档案室应是按照国家九防（防高温、防虫、防鼠、防尘、防光、防潮湿、防火、防霉菌、防虫）设置，以科学技术为基础，依靠先进的设备和科学客观的管理，利用信息化管理及相关技术，将库房实际环境与存储技术、计算机技术、无线自动控制技术、通讯与信息处理技术等先进技术相结合，具有智能化、一体化的特点，系统整合档案室的温湿度控制系统、空气净化消毒系统、视频监控系统、漏水报警系统、红外报警系统等几大系统，为事业单位提供一个舒适、便捷的工作环境，为档案提供一个安全、舒适的存放环境，最终实现节约时间、节约能源和提高工作管理效率的目标。
3、构建安全网络，保护档案信息。
安全的信息网络环境是人事档案信息化管理的前提。要全面落实全国档案安全体系建设工作会议上“必须始终坚持把档案信息安全与档案实体安全放在同等重要位置，通过各种有效措施保证档案信息安全，确保数字档案和电子文件内容真实、长久可读和有效利用，通过提高认识强化管理，先进技术保障信息安全”的要求，时刻将安全防范放到首要位置。首先，要建立健全人事档案信息化安全管理机构，明确人事档案信息数据库安全保障工作的负责人，并对负责人及相关管理人员进行信息网络管理和具体操作的专业培训。其次，先进的技术手段是做好人事档案信息数据库安全防范的关键。事业单位应与时俱进，及时引进先进的技术做好数据库的安全防范，保证人事档案信息的数字化及人事档案信息数据库的建立、使用和管理过程中能防漏洞、防病毒、防攻击和防侵入，使人事档案信息数据库能顺利运行，真正发挥作用。
4、促进档案信息的资源共享。
事业单位档案管理信息化建设的最终目标是使人事档案更好地服务于单位发展，因此，有效利用人事档案至关重要。第一，事业单位应建立信息系统，实现各部门互相连接、共享信息服务，并根据实际情况进行数据共享。第二，建立一个全面的数据管理信息化服务网站，围绕有效的综合平台，积极拓展人事档案管理信息化网站建设，进一步提高人事档案信息化建设的服务水平。管理人员可以引入存储大量数据的云计算，使用集中存储，克服设备和平台限制，有效提高数据资源利用效率。无论是硬件支持还是软件支持，都需要根据单位的实际情况进行相应管理。因此，在构建系统、开发和利用系统功能以及设置权限的过程中，工作人员必须遵循单位自身的实际情况，提高系统软件操作之间的兼容性。
三、结语
总之，随着科学技术的不断发展，信息化技术在事业单位人事档案管理工作中也得到了广泛的应用。但是现阶段事业单位人事档案管理信息化建设中存在信息化建设设备和管理系统不够完善、工作人员的技术水平和素质水平低等问题，不利于人事档案管理工作的正常开展。所以，事业单位可以通过建立统一的规范的档案信息化管理机制，引进现代化管理设备、构建安全网络，保护档案信息等措施来提高人事档案管理信息化建设水平，从而促进事业单位人事档案管理工作的顺利进行。
参考文献：
[1]刘艳辉.机关事业单位人事档案信息化管理问题及策略研究[J].佳木斯职业学院学报,2019(08).
[2]郭纪梅.事业单位人事档案管理信息化建设途径分析[J].才智,2019(07).
[3]闫晨煜.事业单位人事档案管理信息化建设初探[J].中国管理信息化,2019(06).
[4]李铭.对事业单位人事档案管理信息化建设的研究[J].兰台内外,2019(06).
[5]王庆吉.事业单位人事档案管理工作存在的问题分析[J].办公室业务,2018(10).