天津市勘察院天津300191
摘要：当前企业管理的必然走势是信息化，这是企业获取有价信息，保持活力的重要途径。因为旧的企业档案管理体制已经无法适应新的市场经济和现代企业制度的长远发展，并出现了诸多问题，这些问题愈来愈受到了决策层面的重视。
关键词：现代企业；档案管理；信息化建设
1企业档案信息化的重要性
1.1传统档案管理已被现代企业发展所淘汰
企业在经营管理过程中如果将其全部的资料存入企业的档案库中集中管理，在归档、立卷、装盒的过程中不仅需要巨大的人力、物力和财力，且调阅也不够方便，影响到企业运作的效率，所以企业档案部门往往只收集相对重要的资料。随着信息技术在企业办公中广泛应用，传统的档案管理传统档案在接收、征集、整理、保管的工作方式与企业发展的不适日趋显现。文体一体化进程及办公自动化系统等必将加快信息化档案取代传统档案。
1.2档案信息化管理的优势
一是电子档案查阅方便，能提高效率，降低成本。档案管理信息化的主要优势在于能实现资源共享。在档案信息化条件下，电子资源是纸质文件及声音资料等原始档案资料的总和，存放于档案管理数据库中，结合办公自动化系统等信息化系统，从而打破传统的消极状态，实现信息的网络共享，提高企业正常运转的能力。二是档案信息化管理不会导致档案信息的缺失。档案管理部门可以化整为零，将企业和部门档案库划分开，有层次地去管理档案存储数据库，给每个划分部门一定的存储空间，由其自行负责，从而使资料不会遭到任何的丢失。
2企业档案工作正规化与信息化过程中存在的不足
2.1从业人员个人认知缺失，部分管理者对于档案管理信息化建设还不够重视
在现实中，很多企业认识不到管理理念的改变;也没有考虑到使档案管理体系信息化。在工作实践中不能主动地应用档案信息化管理，也没有以一个完整的工程来考虑建设档案管理的系统化。二是企业员工素质有待提高。尤其是各企业档案管理人员，很多人习惯于使用已有的管理方法，对于计算机管理能力、办公自动化、技术处理等能力还有待加强，同时还要了解公司工作流程，这给档案的负责人增加不少困难。
2.2信息化基础设施不够健全
档案管理网络化水平取决于基础设施的完备情况，我国现在许多公司由于自身的信息网络化程度不高，各种系统的启用不代表已形成一个完整的应用系统。企业信息化建设需要投入大量资源，如果企业急于推行档案管理信息化系统建设，可能只会适得其反，进而影响工作效率。
3现代企业档案管理信息化建设对策
在上文中主要对当前我国一些企业在档案管理信息化建设中存在的问题进行了分析，在借鉴相关理论及实践成果的基础上，本文尝试以问题为导向从以下几个方面来探讨今后现代企业档案管理信息化建设的优化策略。
2.1树立企业档案信息化观念
企业档案管理工作不仅有助于保存企业重要的文件资料，对于提升企业知识资源的统筹与规划，提升企业的核心竞争力也有着极为重要的现实意义。因此，在今后企业日常的运营和管理过程当中，企业负责人应该在思想层面高度重视企业档案管理信息化建设，树立企业档案信息化观念，不断地加大对企业档案信息化建设所需要的投入力度，为企业档案信息化建设营造良好的氛围。例如，烟台南山集团将企业的档案信息化管理纳入企业重要的发展战略。通过不断的完善档案信息化管理的组织建设、支持体系，该企业档案管理工作取得了丰硕的成果，在企业发展战略的制定以及综合营运水平的提升等方面做出了不少的贡献。
2.2加强对企业档案信息化的规划和指导
为了更好地促进企业档案信息化建设的水平，在今后的企业档案管理优化和升级过程当中，应该在国家相关部门颁布的企业档案管理条例的指导下，不断的在企业档案信息化的规划和指导方面进行系统的优化。一方面，结合企业自身的档案管理实际制定相应的档案管理政策和体系，为企业档案管理信息化建设指明方向。在进行具体的规划与指导的过程当中，应该充分发挥信息化的技术手段，促进企业档案信息管理的科学化水平。另外，还应该从宏观的顶层设计以及微观的应用细节等方面来进行实施，从而为今后企业档案管理信息化发展提供方向层面的指导。
2.3建立健全企业档案信息化法律规章与标准
企业档案信息化管理是一个科学系统的过程，需要建立在相关的规章与标准基础上，一方面，企业应该从信息化时代的要求出发，不断地按照现代档案管理信息化的相关标准，提高企业档案管理的安全性完整性效果性，另一方面，企业应该完善相关的档案管理监管制度，明确岗位负责制度，对于档案管理中存在的问题第一时间进行解决，降低其在问题中造成的不良影响。例如，中石油集团在企业档案信息化规章与标准的制定方面取得了不错的成绩。该公司严格落实国家制定的相关档案保密制度，在此基础上，结合公司自身的档案管理需要，对档案的登记制度、查阅制度等方面都进行了更加明确的制定，除此之外，还对电子档案的相关系统进行升级与完善，最大限度的提升档案管理的安全性，该公司在档案信息化规章与标准层面的有益经验值得推广与借鉴。
2.4重视企业档案信息化人才建设
目前，在我国企业档案管理信息化建设过程当中，影响其建设效果与水平的主要因子是人才的缺乏，因此，企业应该从档案信息化建设的长远发展角度出发，不断地加大对企业档案管理信息化建设人才的引进力度，一方面，通过提供优良的条件来吸引档案管理信息化专业人才的加入。企业可以积极的与高校进行战略合作，根据企业档案管理信息化建设的需要实施“订单式”人才培养策略，为企业今后档案管理信息化水平的提升提供必要的人力资源支持。另一方面，通过搭建良好的信息化人才管理平台，引导广大企业档案信息化人才，发挥出自己的聪明才智，为企业档案管理信息化水平的提高贡献出更大的力量。总之，在今后的现代企业档案管理信息化建设过程当中，应该不断地从观念层面、科学规划方面、法律规章与标准制定方面以及人才建设方面进行系统的改进与提升，只有这样，今后的现代企业档案管理信息化建设才会不断的朝向科学化方向发展。
结论
现代信息技术的飞速发展给企业档案管理工作带来了巨大的发展契机，如何利用信息化的手段来提高企业对档案资料的收集、整理和开发是当前我国诸多企业档案管理工作改进的主要方向。在企业档案管理信息化建设的过程当中，需要企业充分认识到档案管理信息化建设的意义，不断的在制度层面、人员岗位设置等方面进行必要的优化与完善，从而促进企业档案管理工作信息化建设水平的提高。
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