山东省菏泽市郓城县人民检察院山东菏泽274700
摘要：大数据环境下发生的一系列变化势必引起档案管理和服务方式的同步变革，如何充分挖掘大数据的核心价值，从而提升档案管理的科学性和服务水平，便成为新的时代课题。
关键词：大数据；档案；管理与利用
在大数据信息化的时代，可以保存和获取越来越多的档案数据，但从分析和保存的角度来看，它变得更加困难，并且由于技术的不断更新，电子档案所具有凭证和安全特性就很难得到保证。
一、大数据背景下档案管理存在的问题
1.电子档案管理软件不一致
电子档案管理发展迅速，几乎各地各部门都建立了较为完善的电子档案管理体系。然而，这些部门使用的电子文件管理软件系统和计算机模型并不一致。这种情况直接导致无法在电子政务系统和办公自动化系统中进行统一的管理系统开发工作。电子文件信息很难跨地区和组织实时共享。不利于电子档案管理规划，阻碍了电子档案管理的发展。目前，档案工作还不够规范化，档案管理和档案信息管理软件的开发还缺乏统一的标准，这在一定程度上制约了档案信息资源建设和共享机制的发展。因此，在电子档案管理过程中，有必要规范档案信息资源的识别和管理，制定统一的实施标准。
2.电子档案管理保密性较弱
在大数据的上下文中采用的电子文件管理方法逐渐将原始物理纸质文件转换为存储在计算机中的“无纸化”数据信息。虽然这种方法可以减少一般火灾，洪水等造成的破坏，但在当今开放的互联网环境中，数据流的快速形成使得数据之间的连接更加紧凑，并且很容易被数据载体攻击，档案管理系统经常会受到恶意网络攻击。其中黑客攻击和病毒攻击最为常见。为例防止这一类的攻击，大多数企业都购买了防火墙和防病毒软件，但是，黑客使用了先进的软硬件设备，所以仅仅依靠这些软件系统的维护还远远不够。病毒数据库未升级，操作系统未及时更新补丁。这不仅浪费了对高科技产品的投资，还使公司失去了必要的安全保障。
3.电子档案管理标准比较低
在大数据时代，获取、流动和发布各种信息更加方便。在经济利益驱动下，加快了信息挖掘与分析技术的发展，加大了档案信息公开的紧迫性。在大数据背景下，建立了电子档案管理内部网站，但直至目前为止依然没有形成一套比较规范的标准建设形式。在各地区档案管理内部网站各有不同，根本不能用同一个标准来对电子档案管理系统进行规范化管理，这导致了电子档案管理标准过低，降低了档案管理工作的积极性和效率，减小了电子档案的作用。
二、大数据背景下档案管理的对策
1.加快档案信息化建设步伐
档案信息资源的开发与整合往往受到诸多因素的制约。因此，有必要构建一个集成的电子文档信息管理系统，打破“信息孤岛”模式，引领“云计算”和RFID技术，整合档案信息资源。在大数据背景下，电子化建设是电子化档案管理持续发展的重要保障，以有效解决当前电子化档案管理存在的问题。只有加快信息化建设步伐，电子档案才能真正发挥大数据优势，实现档案资源共享。制定相应的整合策略，如建立档案信息资源整合共享平台，利用云计算、语义分析、可视化分析等数据挖掘技术，进行档案信息资源的整合，期待在大数据时代利用数据挖掘技术推动档案信息资源集成进程。因此，档案部门要依靠自身的内部优势，抓住好外部机遇，努力改变自身的内部弱点，积极应对外部挑战，并根据档案信息资源整合的背景，制定档案信息资源整合策略。在大数据时代，应更好地服务于用户，实现档案信息资源的价值。
2.加强电子档案管理安全系统
第一，加强准入安全建设。访问控制是实现档案信息资源受控共享，确保档案信息资源符合要求的有效措施。访问控制是档案网络安全保护的重要渠道，发挥着关键作用。访问控制技术能够合理地控制和认证用户的访问权限，确保资源不被非法用户窃取。常用的访问控制措施包括身份认证、密码加密、文件权限、网络设备权限控制等。第二，加强接入安全建设。访问控制是实现电子档案信息资源受控共享，确保档案信息资源访问符合要求的有效措施。一方面，为了保护电子档案信息资源的存储安全，档案部门在将电子档案信息上传到综合共享平台时需要进行扫描，防止恶意数据的入侵。另一方面，档案部门应开展数据加密存储，寻求适合档案存储系统的加密存储技术、密钥长期存储和共享机制。这不仅可以保护档案用户的隐私，还可以保护档案云平台和档案信息资源集成共享平台信息存储的安全访问控制，是档案网络安全保护的重要渠道。简而言之，档案工作可以充分利用大数据集成安全、存储安全、处理安全、访问安全和云平台安全技术，加强电子档案信息资源安全体系建设，保护档案信息资源免受非法侵权以及恶意披露。
3.提高电子档案数据质量
在大数据时代，随着电子档案信息资源的发展和互联网的普及，人们在生产和生活中产生的数据越来越多，将产生大量的数据资源。采用先进的大数据技术分析方法对电子文档信息资源进行分析，可以更好地发挥电子文档信息资源的价值。相反，如果没有相应的技术和手段，潜在的文档信息资源的价值将陷入困境。因此，档案部门需要大数据分析方法来帮助档案分析和整合相应的数据资源。
4.技术的开发和创新
大数据的概念不但包括了海量数据，更注重分析和利用大数据的技术。为了进一步优化和提高档案的管理和利用，就必须通过应用先进技术，获取、存储、挖掘、分析大数据，并在互联网带动下，将传统的档案信息资源和大数据环境下数据的存储和应用技术等紧密结合来实现档案数据管理的自动化和智能化，实现档案数据的远程在线检索和利用，从而为决策提供支持和创新，为档案利用者提供更多方便，并不断推动档案管理与利用服务的发展和转变。
5.加强档案信息资源建设和共享
对于档案部门来说，资源是基石，是安身立命之根本。档案工作的焦点应放在加强资源建设上。随着大数据时代的到来，如今的档案馆中数据资源的比例逐渐加大，并与传统纸质档案一起成为档案管理与利用的基础。要实现档案管理与利用真正的现代化，就要大力推进传统纸质档案的数字化，即在确保档案实体及数字化加工过程中的档案数据安全性的同时尽可能将馆藏的传统载体档案数字化。此外，大数据的本质特征要求档案部门间进行更大程度的合作与共享。但在传统档案管理体制下，档案信息资源往往处于封闭的状态，难以被整合与共享。这就需要档案管理部门逐步打破界限，建立统一的档案信息资源管理平台。在这个平台上，各档案部门间能够实现资源共享和共同协作，并对档案数据实行规模化、经济化的管理和利用。
6.严格完善的管理体制和统一的管理规范
我们可以在档案管理工作中充分利用新的信息技术，对各部门进行统一科学的管理，也就是说每个部门产生的档案信息都可以借助在线的方式实现共享，但在实际工作中，各部门之间的数据不一定愿意共享，这就需要不断完善现有的档案管理体制。在此管理体制下可有效加强各档案部门及各工作环节间的沟通与协调，从而最大限度地提高档案信息资源的利用率和档案管理水平。此外，在大数据的环境下，由于档案信息量大，结构类型复杂多样，因此，必须要有统一的管理规范来保证信息资源管理平台的有效运转，利用这些统一的规范将看似无法管理的无序档案信息变成有法可依的有序管理。只有在此基础之上，才能将资源、技术、处理流程等统一起来，做到档案管理和利用的规范化运作。
结语
大数据环境下的未来世界已逐渐表现为数据的竞争。大数据的广泛利用推动了整个社会的发展，但也带来了新的问题与挑战。作为档案管理者，只有积极参与其中，充分发掘现有数据资源并不断创新，才能最大程度发挥大数据的作用和价值。
参考文献：
[1]李颖.基于大数据背景下医院电子档案管理的探究[J].通讯世界，2017（3）.
[2]艾丹丹.大数据时代背景下的企业档案管理探究[J].科技展望，2017（24）.